近年来，随着电子信息技术的快速发展，以全球化、网络化、智能化为趋势的办公方式越来越受到各行各业的青睐。而在管理层次足层级式结构的政府单位，在地域分布上一般是分散的，这就需要一种既集中又能分散的沟通方式。一般来说，这类机构会定期召开行政办公会议，以统一的思想，解决问题，应急会议也足非常常见的。而传统的日常沟通多依靠电话和电子邮件，地理上的的分散特性使其管理和决策出现障碍，一般通过召集会议的方式来解决问题，时间、交通安全、效率、费用都是该类机构需要考虑解决的问题。这炎组织的各类会议和培训费用极高，时间成本和费用成本因素也是该类机构寻求视频会议制成的重要驱动力。

政府行业层级众多，日常会议频繁，传统的集中式会议已经越来越跟不上时代的步伐，而且每年高昂的会议费用往往难以控制，尤其是每年年底总结会、计划会、部署会等各种会议频繁举行，使得各级机关忙碌予“文山会海”，不仅领导干部筋疲力尽，而且让群众办事无门，找不到人，从而整个行政效率明显下降。改进文风会风、提倡开短会讲短话的精神，早已经“驻进”各级机关的文件里面，部分单位也已经以实际行动开展起来，通过视频会议系统召开各级会议不仅节省了大量人力、财力、物力，而且节省了与会人员的大量时间。如何能有效地借助于政府现有的办公网络，搭建一个高效的网络通讯平台，从而能实现机构之间各种精神的快速贯彻落实，与民众的信息沟通和传达，提高现有办公效率，成为政府部门新一代电子政务建设的任务重点。

作为完善的远程办公解决方案—视频会议系统，能充分利用政府部门电子政府系统现有网络软、硬件设备机环境，有效提高政府机关的办公和决策效率，更大幅度节省了差旅、培训、电话通讯费用，使建设节约型、高效型、互动型的政务信息化落实到实处。基于硬件系统的视频会议系统以其卓越的音视频质量，强大完善的数据协作功能、可靠的系统性能、高效的大容量设计、开放的可扩展架构为各级政府部门搭建了一个全方位、多层次、高效率的网络多媒体通讯平台。帮助政府部门实现工作中各种信息进行处理，实现协同工作的需求。视频会议不仅解决了困扰政府多年的“文山会海”问题，还能达到比以往工作更直接、更快速、更高效的目的网络多媒体通讯平台。帮助政府部门实现工作中各种信息进行处理，实现协同工作的需求。视频会议不仅解决了困扰政府多年的“文山会海”问题，还能达到比以往工作更直接、更快速、高高效的目的。视频会议的普及应用，减少了政府机构的会议成本，提高了政府的工作效率。同时也推动了现今国务院提出的“精简会议，实现政府办公新形式”改革的步伐，越来越受到政府机关用户的赞扬和认可。